Kiedy konieczny jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowią środki finansowe gromadzone przez pracodawcę w celu udzielania wsparcia socjalnego osobom do tego uprawnionym. Środki finansowe przeznaczone na Fundusz Socjalny muszą się znajdować na osobnym rachunku bankowym, a pochodzą z odpisów podstawowych i zwiększeń dokonywanych przez pracodawcę. Więcej o Funduszu Socjalnym w dalszej części wpisu. Zapraszamy do zapoznania się z nim.

Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zasady tworzenia przez pracodawców Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1070), dalej jako: “Ustawa”. Ustawa ta określa także zasady gospodarowania środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym funduszu.

Jak wynika z Ustawy fundusz ten muszą utworzyć pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają 50 lub więcej pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty.

Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Należy zasygnalizować, że Ustawa dopuszcza możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu u wymienionych powyżej kategorii pracodawców, pod warunkiem zawarcia takiego postanowienia w przepisach zakładowych (układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania). Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje organizacja związkowa, musi ona wyrazić zgodę na takie zapisy. W przeciwnym wypadku muszą one być uzgodnione z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W przypadku pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zasadą jest brak obowiązku tworzenia ZFŚS. Jednocześnie ustawodawca dopuszcza możliwość, aby pracodawcy ci dobrowolnie utworzyli fundusz lub w jego miejsce wypłacali świadczenie urlopowe.

Wyjątkiem są pracodawcy, którzy prowadzą działalność jako jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe. Tacy pracodawcy mają obowiązek utworzenia funduszu zawsze, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Kto i na jaki cel może skorzystać ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Szczegółowe zasady i warunki korzystania z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Co do zasady o tym, kto ma prawo do korzystania z pomocy socjalnej z Funduszu Socjalnego decyduje ustawa. Do osób uprawnionych Ustawa zalicza pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny. Natomiast pracodawca może rozszerzyć ten krąg, przyznając w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu także innym osobom.

Przy przyznawaniu świadczeń z funduszu pracodawca powinien kierować się kryterium socjalnym. Ustawa wskazuje bowiem, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

O tym w jaki sposób można starać się o przyznanie środków z Funduszu pracownicy powinni być poinformowani w wewnętrznym regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.